申請企業(yè)郵箱需要什么(申請企業(yè)郵箱必備條件大盤點(diǎn))

企業(yè)郵箱已成為現(xiàn)代辦公的必須工具之一，不僅簡化了郵件的收發(fā)與管理，更在員工協(xié)同和客戶溝通方面發(fā)揮了重要作用。尤其是在新冠疫情的背景下，企業(yè)對遠(yuǎn)程協(xié)同工具依賴更加重要。本文章將分享企業(yè)郵箱的相關(guān)知識和申請條件，幫助企業(yè)快速制定適合自身企業(yè)的申請計(jì)劃。

申請條件大盤點(diǎn)

通常來說，企業(yè)郵箱的申請過程不需要花費(fèi)很多時(shí)間，大多數(shù)郵箱提供商都提供免費(fèi)試用期。但同時(shí)，建立一個(gè)完整的企業(yè)郵箱系統(tǒng)還需要了解如下事項(xiàng)以及進(jìn)行準(zhǔn)備：

1.

租用域名

企業(yè)需要擁有一個(gè)屬于自己的域名，這樣才能給員工分配對應(yīng)的郵箱地址。例如，在得到域名xxx.com后，企業(yè)可以將郵箱地址設(shè)置為sale@xxx.com等。如果企業(yè)沒有自己的域名，也可以到DNS解析商處購買。

2.

實(shí)名認(rèn)證

很多郵箱提供商要求進(jìn)行實(shí)名認(rèn)證，所以企業(yè)必須具備一個(gè)正式的營業(yè)執(zhí)照，才能進(jìn)行郵箱申請。實(shí)名認(rèn)證過程通常不會耗費(fèi)太多時(shí)間。

3.

郵箱容量

企業(yè)電子郵件的存儲容量是非常重要的，華麗的企業(yè)形象需要一個(gè)合適的郵箱容量來維護(hù)。同時(shí)，業(yè)務(wù)容量通常應(yīng)該與人員規(guī)模和業(yè)務(wù)量匹配。

選擇郵箱提供商

有很多郵箱提供商在市場上提供服務(wù)，企業(yè)可以根據(jù)自己的需求選擇合適的。免費(fèi)郵箱商往往限制了容量和額外功能，收費(fèi)配套往往更加完整和靈活。

通常而言，企業(yè)需要考慮的要素有：

1.

穩(wěn)定性和安全性

企業(yè)對電子郵件通信的保密性、穩(wěn)定性、流暢性都有較高的要求。特別是對于銀行、金融機(jī)構(gòu)、律師事務(wù)所等行業(yè)，安全防護(hù)往往也是考慮的重要方面之一。

2.

容量大小和價(jià)格

全網(wǎng)搜索一遍，看看哪家企業(yè)郵箱容量和價(jià)格適合自己的企業(yè)規(guī)模最好，需要的附加功能是否齊全。

3.

操作友好程度

部分企業(yè)郵件系統(tǒng)的UI界面十分冗雜和難用，效率就很難提升。如果可以試用，一定要親自操作探究。

為員工分配賬號和權(quán)限

企業(yè)管理員可以為員工創(chuàng)建企業(yè)郵箱賬號，并設(shè)置不同的權(quán)限，以便管理員對員工的郵件進(jìn)行有效管理和監(jiān)控。

為員工分配企業(yè)郵件賬號，一般需要包含以下步驟：

1.

為員工創(chuàng)建企業(yè)郵箱賬號，最好和員工賬號實(shí)名認(rèn)證一致。

2.

設(shè)定每個(gè)員工的郵箱容量，并為不同的崗位設(shè)置不同的容量大小。

3.

為員工設(shè)置郵箱密碼和綁定手機(jī)，以確保郵箱的安全性。

4.

為員工分配相應(yīng)的收發(fā)郵件權(quán)限和管理員權(quán)限，便于管理員進(jìn)行管理和監(jiān)控。

郵箱申請后續(xù)操作

建立企業(yè)郵箱之后，企業(yè)管理員需要及時(shí)進(jìn)行相關(guān)的配置和管理，以確保郵箱的安全和正常使用。主要的后續(xù)操作包含以下步驟：

1.

商品審查郵件。

企業(yè)管理員可以設(shè)置企業(yè)郵箱對所有員工的郵件進(jìn)行監(jiān)控，并針對敏感信息內(nèi)容做出警示和提示，保護(hù)企業(yè)的商業(yè)機(jī)密。

2. 制定合規(guī)規(guī)范

企業(yè)管理員還需要制定合適的郵箱使用規(guī)范，明確員工使用企業(yè)郵箱的規(guī)范和流程，協(xié)助企業(yè)有效管理企業(yè)郵件。

3.

數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)

由于郵件管理工作中較爲(wèi)繁瑣，所以企業(yè)管理員需要及時(shí)備份企業(yè)郵件內(nèi)容，以便恢復(fù)或追溯，減少企業(yè)數(shù)據(jù)丟失的風(fēng)險(xiǎn)。

4. 郵箱升級擴(kuò)容

如果企業(yè)郵件用量增大，管理員需要考慮制定升級和擴(kuò)容方案，以確保企業(yè)郵箱不會因?yàn)槿萘坎蛔愣鵁o法正常使用。

建立企業(yè)郵箱，對于企業(yè)來說是必要的，但是具體的申請過程和管理工作需要關(guān)注，并在企業(yè)內(nèi)部制定相關(guān)規(guī)范和流程。選擇適合自己的郵箱提供商和合理的容量大小可以大大提高工作的效率。最后，企業(yè)郵箱的安全性、穩(wěn)定性和流暢性是需要企業(yè)管理員始終關(guān)注和管理的重點(diǎn)。